Las condiciones y responsabilidades del préstamo de la obra se establecen mediante la firma de un contrato de comodato entre el responsable de la institución y el Rector de la Universitat Politècnica de València.

Dicho contrato de comodato incluye diversas cláusulas sobre la responsabilidad y compromisos del solicitante, así como el transporte y póliza de seguro de las obras prestadas, que podríamos resumir en los siguientes puntos:

  El solicitante que recepciona la/s obra/s, se hace responsable legal de cualquier daño o deterioro que pudiera/n sufrir la/s misma/s, bajo el marco jurídico de la Ley 16/1985 de Protección y Conservación del Patrimonio Histórico Español y el Real Decreto 111/1986.

  El solicitante se hace cargo del transporte de las obras, tanto de la recogida como la devolución, mediante un porteador fiable y autorizado para el transporte de obras de arte, así como de la contratación de una póliza de seguro.

  El solicitante se compromete a entregar algún ejemplar del catálogo de la exposición y material divulgativo de la misma (póster, noticias, página web, referencias en media de comunicación, etc.)